Escritório de Advocacia Virtual: o quê é e como ter um escritório digital de sucesso
Se você está pensando em começar um escritório de advocacia digital, ou mudar o seu modelo de negócio atual, talvez agora seja a hora certa de começar. Um escritório físico bem localizado no centro comercial da sua cidade não é mais essencial para o sucesso do seu negócio. Na realidade, um escritório de advocacia digital é muito mais vantajoso em diversas situações. Em face de desafios e imprevistos cada vez mais alarmantes – vide o COVID-19 – você deve estar preparado para tomar as melhores decisões para o seu negócio, que mantenha você, seus clientes e sua família a salvo. Esteja você mudando o escritório físico para um escritório virtual, ou começando agora, este guia tem tudo o que você precisa saber para ter sucesso online. O quê é o escritório virtual ou escritório de advocacia digital? A advocacia digital é um escritório de advocacia online, ao invés de um local físico instalado na rua da sua cidade. O escritório virtual pode ter diversas formas, com todos advogados e empregados trabalhando de casa, ou cada um trabalhando de seu próprio escritório. Todos podem trabalhar na mesma cidade ou Estados até países diferentes. Os advogados talvez nunca encontrem os clientes pessoalmente, ou podem marcar reuniões esporádicas em escritórios alugados especialmente para reuniões. VANTAGENS Há diversas vantagens de se ter um escritório virtual ao invés do escritório tradicional. Primero, as despesas são muito menores, porque você não terá o custo de aluguel, ou pagar por grandes impressoras e outros equipamentos de escritório, como mesas, cadeiras, computadores e acessórios para advogados e todos os demais funcionários. Além disto, escritórios virtuais tendem a utilizar sistema de nuvem para carregar seus documentos, o que significa que eles não têm que arcar com os custos de arquivo e manutenção de um arquivo físico dentro do escritório. Ambos os advogados e funcionários desfrutam de maior flexibilidade, já que podem trabalhar de casa ou qualquer outro lugar, além de ter horários mais flexíveis quando precisam. No mundo de hoje, em que os clientes também demandam maior flexibilidade, ter um escritório virtual pode significar um melhor relacionamento com o cliente também. DESVANTAGENS Logicamente, também há desvantagens em se trabalhar de casa. Por exemplo, manter um balanço entre horário de trabalho e de descanso trabalhando de casa demanda um grande esforço. E para quem está acostumado a trabalhar somente em escritório físico, a transição pode ser desafiadora. Para outros advogados, a transição do escritório físico para o digital pode ser mais simples do que o esperado. E os benefícios de se poder trabalhar de cada quando quiser, é muito maior do que o impacto inicial que se pode ter durante a mudança. Como começar um escritório virtual Para facilitar, fizemos abaixo uma lista com o passo-a-passo para você começar o seu escritório virtual de sucesso. 1. Escreva o plano de negócio do escritório virtual Este passo é importante esteja você começando um escritório pela primeira vez ou em transição do escritório físico para o virtual (temporariamente ou permanentemente). Por isto, é importante que você tire um tempo para pensar como o seu escritório virtual irá operar, uma vez que isto pode evitar dores de cabeça no caminho. Caso você esteja em transição do escritório físico para o virtual, talvez uma simples revisão no seu plano de negócio funcione. De qualquer maneira, o seu plano de negócio do escritório virtual deve conter os seguintes elementos: 2. Construa o seu escritório virtual Apesar de não ser um escritório tradicional, você ainda precisa trabalhar de algum lugar. De onde você trabalhará e o que você precisará? Trabalhará de casa ou de algum outro lugar? Que tipo de estação de trabalho você quer? Precisa de uma mesa de escritório e dois grandes monitores ou prefere trabalhar do seu notebook? Falaremos mais detalhadamente deste ponto mais a frente, mas vale a pena pensar bastante sobre isto. Afinal, você passará a maior parte dos seus dias no escritório, e como não terá o suporte do escritório tradicional, pense em tudo que precisará para ter o máximo de produtividade. 3. Construa uma forte cultura interna Considerando que os advogados e seu time não se encontrarão todos os dias no escritório, você precisará fazer um grande esforço para manter uma forte cultura interna. Um estudo feito pelo Google revelou que times de alta performance têm uma coisa em comum: segurança psicológica. Você pode criar manter um ambiente psicologicamente seguro criando laços de confiança e conexão com o seu time, o que pode ser feito virtualmente: Há diversas outras maneiras de manter o seu time conectado e criar uma cultura forte para o seu escritório online. Foque no que funcionar melhor para os seus funcionários e time, criando um ambiente virtual propício para o desenvolvimento e sucessos de todos do escritório. 4. Pense na rotina administrativa No escritório virtual os advogados e demais funcionários não passarão pela mesa uns dos outros, nem baterão na sua porta para um rápido bate papo, perguntas ou solicitar pequenas tarefas. A rotina de troca de informações que ocorre nos escritórios tradicionais não será a mesma, então é essencial que você defina claramente como a rotina administrativa será feita no escritório. Converse com os advogados e todo o time para descobrir qual a processo mais eficiente para eles. Algumas perguntas que podem ser feitas para iniciar a discussão: Novamente, este é apenas o ponto de partida. Dependendo da sua área de atuação, deverá desenvolver processos e rotinas de trabalho mais específicas e detalhadas. E, caso você esteja em transição para o escritório online em razão da situação causada pelo COVID-19, talvez seja bom pensar em processos e protocolos adicionais para manter o escritório e os clientes saudáveis e seguros. Evitar reuniões presenciais a não ser que sejam extremamente necessárias, por exemplo. Uma vez que você determinou a rotina e processos administrativos, tenha anotado em algum lugar para lembrar sempre que necessário. Converse com o seu time regularmente sobre o que está funcionando e o que pode ser alterado. Esteja sempre aberto para novas
Escritório de Advocacia Virtual: o quê é e como ter um escritório digital de sucesso Read More »